Responsable Administration RH (H/F) – Bénévole

À propos de NELIXAIR

NELIXAIR Association est une organisation à but non lucratif (loi 1901) basée à Toulon, réunissant une communauté de passionnés d’aéronautique, de simulation de vol et d’innovation numérique.

Nous concevons et développons des solutions technologiques souveraines destinées à structurer et professionnaliser l’aviation virtuelle. Notre objectif est de proposer un écosystème numérique ouvert, éthique et durable, au service d’une pratique moderne de la simulation.

Notre démarche repose sur trois piliers : indépendance technologique, respect strict des données personnelles et engagement responsable. L’ensemble de nos outils est développé en interne, hébergé en Europe et conforme aux exigences du RGPD.

NELIXAIR fonctionne comme un laboratoire collaboratif où bénévoles, passionnés et experts construisent ensemble des projets ambitieux tels que VOMC, IMS, Dispatcher et Lido Solutions. Chaque mission contribue directement à un environnement numérique innovant, documenté et pérenne.

Avec une gouvernance entièrement bénévole, structurée et transparente, l’association favorise la transmission des savoirs, la montée en compétence et le travail collectif autour d’une vision commune.

Votre rôle

Au cœur du pôle Ressources Humaines de NELIXAIR, la mission de Responsable Administration RH consiste à superviser et à coordonner l'ensemble des activités administratives liées à la vie des bénévoles au sein de l'association. Véritable référent(e) sur les sujets administratifs RH, ce rôle a pour finalité de structurer des processus fiables, conformes aux règles légales et internes, et de garantir une gestion rigoureuse des dossiers bénévoles à chaque étape de leur parcours — de l'accueil à la sortie de mission.

En collaboration étroite avec le Responsable des Ressources Humaines et Talents (RRHT), ce rôle encadre et anime le pôle Administration RH, assure la répartition des tâches au sein de l'équipe et veille à la cohérence des pratiques administratives à l'échelle de l'association. Il constitue l'interlocuteur privilégié des responsables de mission et des pôles pour toute question relative à l'engagement ou à la gestion administrative des bénévoles.

Ce rôle contribue également à l'amélioration continue des outils et processus internes, notamment dans une perspective de digitalisation et de valorisation de l'engagement bénévole. Il joue un rôle structurant dans la production des documents officiels de reconnaissance, tels que les attestations de valorisation d'heures, participant ainsi pleinement à la mission de NELIXAIR.

Responsabilités

• Encadrer, organiser et animer l'activité du pôle Administration RH, en assurant la répartition des tâches et le suivi des priorités.
• Structurer et fiabiliser les processus administratifs liés à l'accueil, à l'intégration, à la gestion et à la sortie des bénévoles.
• Assurer un suivi rigoureux des dossiers bénévoles : informations personnelles, documents d'engagement, disponibilités et missions réalisées.
• Piloter la gestion des heures d'engagement et coordonner la production des documents de valorisation (attestations, synthèses).
• Être l'interlocuteur(trice) privilégié(e) des responsables de mission et des pôles pour toute question administrative relative à l'engagement bénévole.
• Contribuer à la mise en œuvre de projets transverses RH : amélioration d'outils, digitalisation des processus, mise à jour des procédures internes.
• Assurer une veille juridique et administrative concernant les statuts et droits des bénévoles.
• Garantir la conformité des pratiques administratives aux règles légales et à la politique interne de l'association.

Profil recherché

Nous recherchons une personne rigoureuse, investie et dotée d'un véritable sens du service collectif, souhaitant mettre ses compétences en gestion administrative et RH au service d'une structure associative engagée et en plein développement. Un goût prononcé pour l'organisation, la formalisation de processus et le travail en équipe sera particulièrement apprécié.

Compétences requises

• Maîtrise des processus administratifs dans un contexte associatif, en particulier pour la gestion des bénévoles.
• Bonne compréhension des règles encadrant l'engagement bénévole (droits, obligations, statuts).
• Maîtrise des outils de gestion administrative : Excel, outils de type SIRH, Google Workspace (Docs, Sheets, Drive).
• Capacité à formaliser, optimiser et piloter des processus administratifs de manière autonome.

Compétences complémentaires (atouts)

• Expérience préalable dans un contexte associatif ou dans la gestion de bénévoles.
• Connaissance des outils collaboratifs type Odoo, Tuleap ou équivalent.
• Expérience dans la création de documents d'engagement et la valorisation d'heures bénévoles.
• Intérêt pour la digitalisation des processus RH et l'amélioration continue.

Savoir-être et qualités humaines

• Leadership bienveillant et sens de la pédagogie pour accompagner une équipe avec clarté.
• Rigueur, fiabilité et sens de la confidentialité dans le traitement des dossiers.
• Forte capacité d'organisation et de priorisation, notamment lors des périodes de forte activité.
• Sens du service, écoute active et goût prononcé pour le travail en équipe.
• Flexibilité et disponibilité adaptées aux rythmes de l'engagement associatif (soirées, week-ends ponctuels).

Niveau et expérience

La mission est accessible à partir d'un niveau Bac +2 en gestion administrative, ressources humaines ou dans un domaine connexe. Une expérience antérieure dans un environnement associatif ou dans la gestion de bénévoles est fortement souhaitée. Les profils autodidactes justifiant d'une pratique solide en administration RH ou associative sont également les bienvenu(e)s, sous réserve de validation par le pôle RH.

Pourquoi nous rejoindre ?

Rejoindre NELIXAIR en tant que Responsable Administration RH, c'est intégrer une structure humaine, collaborative et résolument tournée vers l'excellence opérationnelle. Chaque bénévole y apporte une contribution réelle et reconnue, dans un environnement qui valorise la rigueur autant que l'entraide. Ici, l'engagement ne se mesure pas en heures, mais en impact concret sur la vie de l'association et sur le parcours de chacun(e).

NELIXAIR est une école de l'action collective. Les compétences que vous apportez seront mises en valeur, enrichies par les échanges avec des profils variés, et reconnues officiellement par une attestation de valorisation d'heures bénévoles. Cette mission est une opportunité concrète de développer une expertise en gestion administrative associative, tout en contribuant à des projets structurants pour l'avenir de l'association.

Notre culture repose sur la transparence, la documentation et l'amélioration continue. Vous évoluerez dans un cadre de gouvernance claire, avec des outils modernes et une équipe impliquée. Chaque initiative est la bienvenue, chaque proposition est entendue — parce que nous croyons que les meilleures idées viennent du terrain.

Ce que vous y trouverez :

• Autonomie dans la conduite de vos missions et de vos initiatives
• Culture de l'amélioration continue et des bonnes pratiques
• Reconnaissance officielle de votre engagement (attestation de valorisation d'heures)
• Environnement collaboratif, bienveillant et structuré
• Participation à des projets associatifs à portée nationale et internationale

Conditions de la mission

• Type de mission : engagement bénévole au sein de NELIXAIR Association.
• Statut : mission non rémunérée, sans lien de subordination.
• Lieu : 100 % à distance.
• Disponibilité indicative : variable selon les périodes d'activité de l'association ; charge accrue possible lors des recrutements de nouveaux bénévoles ou des fins de mission.
• Rythme de l'engagement : flexibilité attendue, y compris en soirée ou le week-end selon les besoins du pôle.
• Encadrement fonctionnel : sous la coordination du Responsable des Ressources Humaines et Talents (RRHT) et du Président de l'association.
• Outils utilisés : Excel, Google Workspace (Docs, Sheets, Drive), Odoo, et tout outil collaboratif interne utilisé par le pôle RH.
• Reconnaissance : attestation officielle de valorisation d'heures bénévoles délivrée en fin de mission ou sur demande.

Cette mission s'inscrit dans le cadre d'un engagement bénévole au sein de NELIXAIR Association. Elle ne crée aucun lien de subordination ni relation de travail.

Processus de candidature

1. Dépôt de candidature via le formulaire en ligne.
2. Session de présentation de NELIXAIR (distancielle).
3. Entretien ciblé avec le pôle Ressources Humaines.
4. Proposition de mission et signature du Contrat d'Engagement Bénévole (CEB).
5. Intégration et accompagnement au sein de l'équipe.

Mentions complémentaires

NELIXAIR promeut la diversité et l'inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées avec attention, sans distinction d'origine, de genre, d'âge ou de parcours. Les données sont traitées conformément au RGPD et à la politique interne de l'association.