Responsable Administration RH (H/F) – Bénévole

TOULON, France

À propos de NELIXAIR

NELIXAIR est une association à but non lucratif qui allie passion aéronautique et innovation numérique.

Notre vocation : créer, développer et faire vivre des projets collaboratifs uniques dans l’univers de la simulation de vol.

Portée par une communauté de bénévoles engagés, l’association imagine et conçoit des outils et environnements immersifs pour enrichir l’expérience des passionnés et professionnels du secteur. Parmi nos projets phares :

VOMC – Virtual Operations Management Center
📊 IMS – Intelligent Monitoring System
🗺 Dispatcher – Gestion et planification de missions
📚 Lido Solutions – Solutions documentaires et de navigation

Chez NELIXAIR, l’esprit d’équipe, l’innovation et le partage sont au cœur de chacune de nos actions.

Nous croyons en la force du collectif pour repousser les limites de la technologie et rendre l’expérience aéronautique virtuelle plus réaliste, plus accessible et plus immersive.

En rejoignant NELIXAIR, vous ne vous contentez pas d’accomplir des missions administratives :

🎯 Vous devenez un acteur central du rayonnement et de la structuration de l’association.
🤝 Vous contribuez à la fluidité de l’organisation interne et au soutien des équipes dans leurs projets.
🚀 Vous participez à une aventure humaine et technologique, où chaque contribution compte réellement.

Votre rôle

En tant que Responsable Administration RH chez NELIXAIR, vous êtes le garant de la bonne gestion administrative des bénévoles et un pilier du fonctionnement interne de l’association.

Votre mission principale est de structurer, coordonner et optimiser l’ensemble des processus administratifs liés à l’engagement bénévole, tout en veillant à la conformité réglementaire et à la fluidité des échanges entre les pôles.

Vous aurez un rôle opérationnel et stratégique :

  • 🗂 Superviser la gestion des dossiers bénévoles : de leur entrée à leur sortie, en assurant la mise à jour régulière de toutes les données administratives (contrats, documents, disponibilités, missions, heures engagées, etc.).
  • 📑 Piloter la production des documents officiels : contrats d’engagement bénévole, attestations de valorisation d’heures, certificats de participation, en veillant à leur exactitude et à leur remise dans les délais.
  • 🔄 Optimiser les processus internes : améliorer les outils, digitaliser les procédures et fluidifier la communication avec les autres pôles.
  • 🤝 Servir de point de contact privilégié : être l’interlocuteur central pour les bénévoles, les responsables de mission et les responsables de pôles sur toutes les questions administratives RH.
  • 🧭 Garantir la conformité et la cohérence : appliquer les règles légales, les procédures internes et maintenir un haut niveau de rigueur dans le suivi administratif.
Votre rôle va bien au-delà de la simple gestion administrative :
🎯 Vous participez activement à valoriser l’engagement bénévole et à renforcer l’efficacité globale de l’association. 

Profil recherché

NELIXAIR recherche un(e) professionnel(le) doté(e) d’un sens aigu de l’organisation et d’une solide expertise en gestion administrative dans un contexte associatif ou similaire. Vous serez garant(e) de la fiabilité, de la conformité et de l’optimisation des processus RH liés à la gestion des bénévoles, dans un environnement entièrement à distance.

Compétences techniques et connaissances

  • Gestion administrative avancée : maîtrise des procédures et des outils de suivi de dossiers, avec capacité à formaliser et optimiser des processus.
  • Cadre juridique de l’engagement bénévole : compréhension des obligations légales et réglementaires, avec capacité à les traduire en procédures opérationnelles.
  • Outils numériques : excellente maîtrise des environnements collaboratifs (Google Workspace, tableurs avancés) et des SIRH ; la connaissance d’Odoo constitue un atout, sinon une capacité avérée à se former rapidement.
  • Planification et gestion des priorités : capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers avec des délais contraints, en assurant un haut niveau de qualité.
  • Communication professionnelle : aptitude à produire des documents clairs et précis, et à interagir avec des interlocuteurs variés avec diplomatie et précision.

Qualités personnelles et relationnelles

  • Leadership fédérateur : capacité à encadrer, motiver et accompagner une équipe, en favorisant la cohésion et l’efficacité collective.
  • Rigueur et intégrité : sens aigu de la confidentialité et respect strict des données personnelles.
  • Esprit collaboratif : aptitude à travailler en réseau avec différents pôles et à maintenir des relations professionnelles harmonieuses.
  • Adaptabilité : flexibilité pour intervenir sur des missions ponctuelles en soirée ou le week-end, en fonction des besoins opérationnels.

Formation et expérience

  • Formation supérieure de niveau Bac +2 minimum en gestion administrative, ressources humaines ou équivalent.
  • Expérience confirmée dans un poste similaire, idéalement en environnement associatif ou dans la gestion de bénévoles.
  • Une affinité avec le secteur associatif et/ou l’aéronautique constitue un avantage appréciable.

Pourquoi rejoindre NELIXAIR ?

Rejoindre NELIXAIR, c’est intégrer une association dynamique où l’innovation, la rigueur et l’esprit collaboratif se conjuguent pour mener à bien des projets ambitieux dans le domaine de la simulation aérienne et de l’innovation numérique.

En tant que Responsable Administration RH, vous occuperez un rôle stratégique au cœur de notre organisation, en garantissant la fluidité des processus administratifs et la valorisation de l’engagement bénévole.

Chez NELIXAIR, vous trouverez :

  • Un impact concret : vos actions auront un effet direct sur l’efficacité organisationnelle et la qualité de l’expérience vécue par nos bénévoles.
  • Un environnement stimulant : collaboration avec des équipes pluridisciplinaires engagées dans des projets innovants et porteurs de sens.
  • Une mission à forte valeur ajoutée : contribuer à structurer et professionnaliser nos pratiques RH, tout en participant à un projet associatif reconnu.
  • Une flexibilité totale : mission réalisée 100 % à distance, avec une organisation autonome de votre emploi du temps (hors réunions planifiées).
  • Une reconnaissance officielle : attestation de valorisation d’heures bénévoles, valorisable dans un cadre professionnel ou académique.

Conditions de mission

  • Type : Contrat d’Engagement Bénévole.
  • Lieu : 100 % à distance.
  • Temps d’engagement : 3 à 4 heures/semaine (jusqu’à 10 heures en période de forte activité).
  • Réunion obligatoire : chaque mercredi à 20h (réunion macro RH).
  • Horaires flexibles, selon vos disponibilités et les besoins liés aux missions.

Ce que cette mission bénévole vous apportera

Cette mission constitue une opportunité unique d’allier expertise RH et engagement associatif dans un environnement innovant et stimulant.

En intégrant NELIXAIR, vous bénéficierez de :

  • Un développement de vos compétences : gestion administrative complète, structuration de process, suivi d’indicateurs et coordination d’équipe dans un contexte associatif structuré.
  • Une expérience valorisable : consolidation de votre profil professionnel avec des missions concrètes et à responsabilité, facilement transposables au secteur privé ou public.
  • Une immersion dans un projet innovant : participation à des initiatives technologiques uniques dans le domaine de la simulation aérienne et du numérique.
  • Une autonomie organisationnelle : possibilité de gérer vos missions à distance, avec une grande liberté dans la planification de votre temps.
  • Un réseau enrichi : collaboration avec des profils variés (IT, communication, exploitation…) au sein d’une équipe pluridisciplinaire et engagée.
  • Une reconnaissance officielle : attestation de valorisation d’heures bénévoles, utile dans vos démarches professionnelles, académiques ou personnelles.

Intéressé·e par la mission ?

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Responsabilités

  • Organiser et coordonner le pôle Administration RH.
  • Gérer les dossiers bénévoles : données, contrats, disponibilités, missions.
  • Mettre à jour et améliorer les procédures administratives RH.
  • Suivre et valider les heures d’engagement, préparer les attestations.
  • Répondre aux questions des responsables de mission et des pôles.
  • Participer à la digitalisation et à l’optimisation des outils RH. 
  • Assurer une veille sur les règles liées à l’engagement bénévole.

Compétences nécéssaires

  • Connaissance de la gestion administrative RH, idéalement en contexte associatif.
  • Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Excel, Google Workspace, Odoo).
  • Capacité à organiser, planifier et suivre plusieurs dossiers en parallèle.
  • Rigueur, sens du détail et respect de la confidentialité.
  • Bonne communication écrite et orale.
  • Esprit d’équipe et capacité à travailler en distanciel.

Conditions de la mission

  • Type d’engagement : Bénévolat – Contrat d’engagement bénévole.
  • Lieu : 100 % à distance.
  • Volume d’engagement : En moyenne 5 à 7 heures par semaine (jusqu’à 10 heures en période forte).
  • Réunions : Présence requise à la réunion RH hebdomadaire (mercredi, 20h – distanciel).
  • Organisation : Missions et tâches planifiées en coordination avec l’équipe RH et la direction. 
  • Flexibilité : Horaires adaptables selon vos disponibilités, avec certains échanges possibles en soirée ou week-end.