Secrétaire Général (H/F) - Bénévole

À propos de NELIXAIR

NELIXAIR est une association loi 1901 à but non lucratif, fondée en 2022 et basée à Toulon. Elle réunit des passionnés d’aéronautique, de simulation de vol et d’innovation numérique.

Notre mission est de rendre l’aéronautique virtuelle accessible, immersive et collaborative, en développant des solutions technologiques innovantes et ouvertes à tous.

L’association repose sur trois piliers :

• Une vision claire : promouvoir une simulation de vol ouverte et évolutive.
• Un engagement bénévole valorisé : chaque contribution est reconnue et valorisée officiellement.
• Une gouvernance collaborative : des décisions prises collectivement dans un esprit d’écoute et d’inclusion.

Parmi nos projets phares figurent le VOMC (Virtual Operations Management Center), l’IMS, le Dispatcher et Lido Solutions, qui visent à enrichir et professionnaliser l’expérience de simulation aérienne à l’échelle internationale.

Votre r​ôle

En tant que Secrétaire Général(e) bénévole de NELIXAIR, vous jouez un rôle central dans la vie de l’association. Vous êtes le garant de la continuité institutionnelle et de la régularité administrative, en veillant à ce que l’ensemble des obligations légales, statutaires et organisationnelles soient respectées.

Vous intervenez à la croisée des dimensions administratives, stratégiques et relationnelles :

• Auprès de la gouvernance : vous soutenez le Président et le Trésorier, en assurant le suivi des décisions prises par le Bureau et le Conseil d’Administration, et en garantissant leur mise en œuvre.
• Auprès des membres et bénévoles : vous favorisez la circulation de l’information, contribuez à la cohésion des équipes et veillez à ce que chacun dispose des informations nécessaires pour s’engager efficacement.
• Auprès des partenaires externes : vous représentez l’association dans certaines démarches institutionnelles ou partenariales, en valorisant son image et en contribuant à son rayonnement.

Votre rôle dépasse la simple gestion administrative : vous êtes un acteur clé de la structuration et du développement de NELIXAIR. Grâce à votre rigueur et à votre sens de l’organisation, vous permettez à l’association d’évoluer sur des bases solides, tout en garantissant un cadre clair et inclusif pour l’ensemble des bénévoles.

En résumé, vous êtes la colonne vertébrale administrative et organisationnelle de NELIXAIR, contribuant à sa stabilité, à sa crédibilité et à sa pérennité.

Missions principales / Responsabilités

En tant que Secrétaire Général(e) bénévole, vos responsabilités couvrent la gouvernance, la coordination administrative et le suivi institutionnel de l’association.

• Gouvernance et vie associative : organiser et préparer les Assemblées Générales, Conseils d’Administration et réunions de Bureau ; rédiger et archiver les procès-verbaux et registres.
• Suivi administratif : veiller au respect des statuts et du règlement intérieur, assurer les déclarations en préfecture et garantir la conformité légale de l’association.
• Coordination interne : faciliter la circulation de l’information entre le Bureau, les pôles et les bénévoles ; assurer le suivi des décisions prises.
• Relations externes : représenter l’association auprès de partenaires institutionnels et associatifs ; contribuer à la recherche de financements ou partenariats stratégiques.
• Gestion documentaire : structurer et archiver les documents administratifs, juridiques et organisationnels, qu’ils soient numériques ou physiques.
• Veille et amélioration continue : suivre l’évolution du cadre légal des associations, proposer des améliorations dans les pratiques administratives et organisationnelles.

Profil recherché

Nous recherchons une personne engagée, organisée et motivée à contribuer au développement de NELIXAIR à travers un rôle clé dans sa gouvernance.

Formation et expérience

• Formation ou expérience en gestion administrative, gouvernance associative, sciences politiques, droit ou domaine équivalent.
• Expérience préalable dans une fonction de coordination, de suivi administratif ou de gestion de projets, idéalement dans le secteur associatif ou non lucratif.
• La connaissance du cadre légal et réglementaire des associations loi 1901 constitue un atout apprécié.

Compétences techniques et savoir-faire

• Excellentes capacités rédactionnelles (procès-verbaux, rapports, courriers officiels).
• Organisation et gestion documentaire (archivage, suivi des registres, structuration des dossiers).
• Maîtrise des outils numériques collaboratifs (Google Workspace, Drive, Notion, Odoo ou équivalents).
• Capacité à coordonner plusieurs dossiers en parallèle et à respecter des échéances légales.
• Aisance en communication écrite et orale, adaptée à des interlocuteurs variés (bénévoles, institutions, partenaires).

Qualités humaines et savoir-être

• Rigueur et sens de l’organisation.
• Discrétion et fiabilité, avec un respect strict de la confidentialité.
• Diplomatie, écoute et sens du relationnel.
• Capacité à travailler de manière autonome tout en favorisant la collaboration.
• Engagement associatif et motivation à contribuer bénévolement à un projet collectif.

Pourquoi nous rejoindre ?

Rejoindre NELIXAIR, c’est prendre part à une aventure humaine et collective où chaque contribution compte.

En tant que Secrétaire Général(e) bénévole, vous occuperez une position clé dans la gouvernance et le développement de l’association.

• Vous aurez l’opportunité de mettre vos compétences au service d’un projet innovant dans l’aéronautique virtuelle et l’innovation numérique.
• Vous intégrerez une équipe engagée, composée de bénévoles passionnés et motivés, évoluant dans un cadre collaboratif et inclusif.
• Vous pourrez valoriser votre engagement grâce à une attestation officielle et à la reconnaissance formelle de vos heures bénévoles.
• Vous développerez des compétences transférables en gouvernance, gestion associative et relations partenariales, valorisables dans un parcours professionnel comme associatif.
• Vous contribuerez à structurer une organisation en pleine croissance, dont les projets ont une portée nationale et internationale.

Conditions de la position – Bureau

• Type d’engagement : mission bénévole, sans rémunération.
• Durée : mandat conforme aux statuts de l’association (renouvelable par décision du Bureau et validation en Assemblée Générale).
• Disponibilité : environ 3 à 5 heures par semaine, avec participation obligatoire aux réunions statutaires (Bureau, Conseil d’Administration, Assemblée Générale).
• Lieu : mission exercée principalement en distanciel ; possibilité de rencontres ponctuelles en présentiel selon les besoins.
• Moyens mis à disposition : outils collaboratifs (Google Workspace, Drive, Notion, TeamHood, Discord, Odoo) et accès aux ressources documentaires de l’association.
• Encadrement : rattachement direct au Président et collaboration étroite avec le Trésorier et les membres du Bureau.
• Valorisation : attestation officielle d’engagement bénévole et valorisation des heures conformément aux règles internes de l’association.

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