Secrétaire Général (H/F) - Bénévole

À propos de NELIXAIR

Fondée en 2022 et basée à Toulon, NELIXAIR est une association loi 1901 à but non lucratif réunissant une communauté de passionnés d’aéronautique, de simulation de vol et d’innovation numérique.

Nous développons un écosystème collaboratif et ouvert, animé par une mission claire : démocratiser la simulation aérienne et la rendre accessible, immersive et fédératrice.

Nos projets allient innovation technique, engagement collectif et apprentissage — parmi eux : VOMC, IMS, Dispatcher et Lido Solutions, qui incarnent notre vision d’un environnement numérique complet et connecté.

Avec une gouvernance 100 % bénévole, organisée de manière rigoureuse, nous associons expertise, passion et sens du partage au service d’une vision commune.

Votre rôle

En tant que Secrétaire Général(e) bénévole, vous êtes membre du Bureau de la Direction et rattaché(e) au Pôle Administration et Finances. Vous pilotez la gouvernance administrative et l'efficacité opérationnelle de NELIXAIR, agissant comme le garant de la conformité légale et statutaire de l'association.

Parallèlement, vous supervisez la modernisation et la gestion de l'infrastructure numérique (outils, accès, matériel) pour assurer la fluidité des processus internes. Vous jouez un rôle central dans l'optimisation de notre environnement de travail collaboratif.

En collaboration étroite avec le Président, le Trésorier et les responsables de Pôles, vous assurez la performance des services généraux et veillez à ce que l'ensemble des bénévoles disposent des bons outils et processus pour mener à bien leurs missions.

Responsabilités

• Organiser et piloter les instances de gouvernance (AG, CA, Bureau) et rédiger les procès-verbaux.
• Assurer la conformité légale et statutaire de l'association (tenue des registres, déclarations officielles).
• Gérer et administrer l'environnement de travail numérique (Google Workspace, TeamHood, Discord).
• Superviser la gestion du parc (matériel, logiciels, licences) et la sécurité des accès.
• Mettre en place et piloter un support centralisé (guichet unique) pour les bénévoles.
• Optimiser les processus internes et les flux de demandes (ex: formulaires, signatures électroniques).
• Développer le système de Gestion Électronique des Documents (GED) de l'association.
• Identifier les opportunités d'automatisation des tâches administratives (via Google Apps Script, Zapier).
• Définir et suivre les indicateurs de performance (KPIs) des services généraux.

Profil recherché

Nous recherchons une personne rigoureuse, organisée et pédagogue, ayant une forte appétence pour les outils numériques et l'optimisation des processus, tout en comprenant les enjeux de la gouvernance associative.

Compétences requises

• Excellente maîtrise des outils collaboratifs (Google Workspace, outils de gestion de projet type TeamHood).
• Excellentes capacités rédactionnelles en français (procès-verbaux, rapports, procédures) et esprit de synthèse.
• Bonne compréhension du fonctionnement associatif (Loi 1901) et des instances de gouvernance.
• Compétences avérées en gestion de projet et en optimisation des processus.
• Connaissances de base en gestion de parc informatique et en support utilisateur.

Compétences complémentaires (atouts)

• Des notions en automatisation (Zapier, Google Apps Script) sont un plus apprécié.

Savoir-être et qualités humaines

• Rigueur, sens de l'organisation et fiabilité.
• Discrétion et respect de la confidentialité des informations.
• Proactivité, autonomie et capacité à proposer des solutions.
• Excellent relationnel, pédagogie et sens du service (support interne).
• Appétence pour les outils technologiques et l'amélioration continue.

Niveau et expérience

• Une formation ou une expérience avérée en gestion administrative, management associatif, droit ou gestion de projet est attendue.
• Une expérience préalable dans une fonction de coordination ou de gouvernance (associative ou non) est fortement souhaitée. Les profils autodidactes sont les bienvenus.

Pourquoi nous rejoindre ?

Rejoindre NELIXAIR en tant que Secrétaire Général(e), c'est mettre votre rigueur et vos compétences organisationnelles au service d'un projet innovant et collectif. Vous jouerez un rôle clé dans la structuration de l'association, en garantissant la solidité de sa gouvernance tout en modernisant ses outils et processus.

Nous cultivons un environnement de travail bienveillant, fondé sur la transmission des savoirs, l'apprentissage mutuel et la documentation. Votre engagement sera valorisé et reconnu : nous vous offrons l'opportunité de monter en compétences sur des outils modernes (gestion de projet, automatisation) et de contribuer à la performance d'une structure en pleine croissance.

• Autonomie dans la gestion des missions et la prise d'initiative.
• Culture de l'amélioration continue et de l'optimisation des processus.
• Reconnaissance officielle de l’engagement (attestation de valorisation d’heures).
• Environnement collaboratif et bienveillant, au cœur de la Direction.
• Participation à la structuration d'un projet associatif innovant.

Conditions de la mission

• Type de mission : engagement bénévole au sein de NELIXAIR Association.
• Statut : mission non rémunérée, sans lien de subordination.
• Lieu : 100 % à distance.
• Disponibilité indicative : environ 3 à 5 heures par semaine.
• Rythme de réunions : présence requise lors des réunions statutaires (AG, CA, Bureau), flexibilité pour le reste.
• Encadrement fonctionnel : sous la coordination du Président et en lien direct avec le Bureau.
• Outils utilisés : Google Workspace, TeamHood, Discord, Outils d'automatisation.
• Reconnaissance : attestation officielle de valorisation d’heures bénévoles délivrée en fin de mission ou sur demande.

Cette mission s’inscrit dans le cadre d’un engagement bénévole au sein de NELIXAIR Association. Elle ne crée aucun lien de subordination ni relation de travail.

Processus de candidature

1. Dépôt de candidature via le formulaire en ligne.
2. Session de présentation de NELIXAIR (distancielle).
3. Entretien ciblé selon le pôle concerné.
4. Proposition de mission et signature du Contrat d’Engagement Bénévole (CEB).
5. Intégration et accompagnement au sein de l’équipe.

Mentions complémentaires

NELIXAIR promeut la diversité et l’inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées avec attention, sans distinction d’origine, de genre, d’âge ou de parcours. Les données sont traitées conformément au RGPD et à la politique interne de l’association.